4. Servicios conectados: Google y Microsoft 365
Conectas cada cuenta Google o Microsoft mediante un único flujo que reúne archivos, correo electrónico, acciones de calendario y sincronización de reuniones. La conexión es opcional y pertenece a tu cuenta individual. Revisa la cuenta y los permisos solicitados en las pantallas del proveedor; las funciones disponibles dependen de los permisos concedidos y de las reglas de la cuenta. Puedes revocar el acceso en cualquier momento.
4.1. Google Calendar para reuniones
La conexión Google permite listar calendarios y leer, crear, editar o eliminar eventos en el Calendario de Plannk y mediante el asistente, conforme a tu autorización. Cuando el calendario lo admite, también puede crear enlaces de Google Meet. Para estas funciones, accedemos a los nombres e identificadores de los calendarios y a datos de los eventos, como título, fechas y horas, zona horaria, recurrencia, organizador, participantes, enlace de la reunión, lugar y descripción, además de la dirección de correo de la cuenta autorizada. Esta autorización se completa dentro del mismo flujo de conexión Google.
Conservamos las solicitudes de cambio, los resultados y los recibos necesarios para confirmar y conciliar acciones y evitar repeticiones. Estos registros pueden seguir asociados a tu cuenta después de eliminar un evento o desconectar la cuenta. En el calendario local de Plannk, eliminar un evento lo retira de la vista, pero su registro puede permanecer internamente. La ventana de sincronización y el plazo de 24 horas de los archivos temporales no se aplican a estos registros. La eliminación completada de la cuenta los borra de las bases operativas; las solicitudes de eliminación pueden hacerse mediante los canales de la sección 7. Las reuniones vinculadas y sus notas tienen un historial propio: eliminar el evento de Google no las elimina automáticamente de Plannk. Usa los controles de historial y eliminación de la plataforma para ese contenido.
4.2. Microsoft 365 para reuniones
La sincronización de reuniones Microsoft usa la misma autorización que la conexión descrita en la sección 4.4. Lee los eventos de tu calendario Outlook/Microsoft 365 y la dirección de la cuenta autorizada. Los permisos más amplios de la conexión permiten las acciones del asistente descritas a continuación, sujetas a la aprobación exigida para cada cambio.
Conectar una cuenta incluye la sincronización de reuniones cuando está autorizada y disponible para tu cuenta. La grabación automática es una preferencia separada, inicialmente desactivada en las conexiones nuevas, y solo funciona cuando la activas y la función está disponible.
Uso, almacenamiento y desconexión de los calendarios de reuniones:
- Identificar reuniones en línea (Google Meet, Microsoft Teams y Zoom) y, cuando usted activa la grabación automática, enviar un asistente para grabar y transcribir la reunión.
- Mostrar las reuniones sincronizadas en su área de reuniones y vincular grabaciones, transcripciones y resúmenes al evento correspondiente.
- Vincular la conexión con la identidad confirmada por el proveedor, usando el correo como identificación visible de la cuenta.
- La sincronización de reuniones abarca aproximadamente 7 días pasados y 60 días futuros. Esta ventana se aplica únicamente a la sincronización de reuniones; la vista Calendario consulta los calendarios y el período que seleccionas. Conservamos los campos necesarios para los fines descritos en esta sección.
- Compartimos con proveedores de servicios solo lo estrictamente necesario para la funcionalidad, como el enlace de la reunión con el servicio que opera el asistente de grabación.
- Cuando el titular desconecta la cuenta completa, también finalizamos la sincronización vinculada y eliminamos los eventos sincronizados de esa conexión. El efecto sobre reuniones futuras y asistentes de grabación programados se muestra en la confirmación. Los administradores de una organización pueden interrumpir la sincronización dentro de su alcance administrativo; esto no les concede la revocación de los accesos globales del titular a archivos y correo. Las reuniones y grabaciones históricas siguen los controles de historial y eliminación de la plataforma.
4.3. Conexión Google: archivos, correo y calendario
La conexión Google permite que el asistente trabaje con los archivos, correos y eventos de la cuenta que autorices, dentro de los permisos concedidos, e incluye la sincronización de reuniones. Los accesos del asistente y de la sincronización usan aplicaciones y proyectos Google separados, con autorizaciones propias presentadas en secuencia dentro del mismo flujo. Completa las etapas con la misma cuenta; si una autorización se interrumpe o se rechaza, Plannk indica que la conexión debe completarse.
Datos y acciones disponibles con tu autorización:
- Identificación: dirección de correo verificada e identificador de la cuenta Google, para vincular la autorización a la cuenta correcta.
- Drive: buscar y leer archivos y carpetas, sus nombres, metadatos y contenido; descargar archivos y exportar documentos Google; crear carpetas, subir archivos, modificar metadatos o el contenido de archivos comunes, mover elementos y enviarlos a la papelera. El conector no edita directamente el texto de documentos de Google Docs ni las celdas de hojas de cálculo de Google Sheets.
- Gmail: buscar y leer mensajes, conversaciones y archivos adjuntos; crear, editar y eliminar borradores; enviar y responder correos; crear etiquetas y aplicarlas a mensajes o quitarlas, marcar mensajes como leídos o no leídos y enviarlos a la papelera. La eliminación permanente está disponible únicamente para borradores, no para mensajes recibidos o enviados.
- Calendario: listar calendarios y leer, crear, editar o eliminar eventos, incluidos los datos de participantes y las opciones de notificación presentadas para la acción.
- Los permisos efectivamente concedidos determinan qué acciones están disponibles. Los cambios en archivos, mensajes o eventos requieren una aprobación humana explícita, vinculada a la cuenta, la acción, el contenido y el destino presentados para su revisión.
Cómo usamos y compartimos los datos del conector: usamos los datos necesarios para atender tus solicitudes. El contenido pertinente puede enviarse a nuestros servidores y al proveedor de IA del modelo usado en la conversación para producir la respuesta o preparar la acción solicitada, según la sección 3. La autorización de Google no concede acceso a las cuentas de otros usuarios.
Archivos temporales e historial: el contenido y el nombre de las copias de archivos descargados o exportados por el conector se almacenan cifrados en la base de datos. La descarga exige la autenticación del titular de la conexión y una vinculación activa con la organización en la que se obtuvo el archivo; no creamos un enlace público automáticamente. Estas copias permanecen disponibles hasta 24 horas, luego caducan y son eliminadas por la rutina de limpieza. Los mensajes, resultados y fragmentos de contenido incorporados a la conversación siguen la retención normal del historial descrita en la sección 6, no el plazo de los archivos temporales.
Desconexión de la cuenta Google: al desconectar la cuenta en Plannk, finalizamos los accesos del asistente y de la sincronización vinculada, solicitamos la revocación de ambas autorizaciones, eliminamos los tokens locales e invalidamos el acceso a los archivos temporales asociados. Los eventos sincronizados de esa conexión se eliminan de Plannk. Esto no elimina los archivos, correos ni eventos originales de la cuenta Google, ni borra automáticamente el historial de conversaciones, reuniones y grabaciones. Para eliminar contenido histórico, usa los controles de eliminación de la plataforma.
4.4. Conexión Microsoft: archivos, correo y calendario
La conexión Microsoft usa la misma autorización para que el asistente trabaje con archivos de OneDrive, mensajes de Outlook y eventos de calendario y para sincronizar reuniones de la cuenta autorizada. Las funciones dependen de los permisos concedidos y de las reglas de tu organización. La grabación automática sigue siendo una preferencia separada e inicialmente está desactivada en las conexiones nuevas.
Datos y acciones disponibles con tu autorización:
- Identificación: identificadores de la cuenta y de la organización Microsoft, nombre y dirección de la cuenta disponibles en el perfil, para vincular la autorización con la identidad correcta.
- OneDrive: buscar y leer archivos, carpetas, nombres, metadatos y contenido; descargar archivos; crear carpetas, subir archivos, renombrar o mover elementos dentro de la misma unidad y enviarlos a la papelera. La sustitución del contenido de un archivo existente está disponible solo en OneDrive Personal. Plannk no ofrece esta sustitución en OneDrive Business ni SharePoint, y este conector no edita directamente celdas ni la estructura interna de documentos Office. La conexión no concede acceso administrativo general a los sitios de la organización.
- Outlook Mail: buscar y leer mensajes y archivos adjuntos; crear y editar borradores; cambiar el estado de lectura, las categorías y el seguimiento; eliminar mensajes mediante el comportamiento normal de eliminación de Outlook; enviar mensajes nuevos y una copia del contenido aprobado de un borrador, conservando el original. El conector no utiliza eliminación permanente. Que Microsoft acepte el envío no confirma la entrega al destinatario.
- Calendario: listar calendarios y leer, crear, editar o eliminar eventos, ocurrencias o series, según el destino presentado. Microsoft puede enviar invitaciones, actualizaciones y cancelaciones a los participantes como consecuencia de estas acciones; estos destinatarios y efectos forman parte de la revisión.
Los cambios requieren aprobación humana explícita vinculada a la cuenta, la acción, el contenido y el destino presentados. Plannk comprueba los permisos efectivamente concedidos. Si el resultado de un cambio es incierto, no lo repetimos automáticamente solo para intentar obtener una respuesta.
Cómo usamos y compartimos los datos del conector: usamos los datos necesarios para atender tus solicitudes. El contenido pertinente puede ser procesado por nuestros servidores y enviado al proveedor de IA del modelo usado en la conversación para producir respuestas o preparar acciones, conforme a la sección 3. Autorizar una cuenta Microsoft no concede acceso a las cuentas de otros usuarios. El acceso a cada servicio sigue limitado a la cuenta, los permisos y el contexto autorizados.
Archivos temporales e historial: las copias de archivos y adjuntos descargados mediante el conector tienen su contenido y nombre cifrados en la base de datos. La descarga exige autenticación del titular, una conexión activa y pertenencia activa a la organización donde se obtuvo el archivo; el uso por parte del asistente también queda vinculado a la conversación original. No creamos automáticamente un enlace público. Estas copias están disponibles durante un máximo de 24 horas, después caducan y son eliminadas por el proceso de limpieza. Los mensajes, resultados y fragmentos incorporados a la conversación siguen la retención normal del historial descrita en la sección 6.
Desconexión del conector: al desconectar la cuenta en Plannk, finalizamos los accesos a archivos, correo y calendario y la sincronización vinculada, eliminamos las credenciales locales e invalidamos el acceso a las copias temporales asociadas. Los eventos sincronizados de esa conexión se eliminan de Plannk. Esto no revoca automáticamente el consentimiento en el portal Microsoft. Puedes gestionar o revocar ese consentimiento en la configuración de tu cuenta Microsoft o, cuando corresponda, mediante el administrador de la organización. Desconectar no elimina los archivos, mensajes ni eventos originales, ni borra automáticamente el historial de conversaciones, reuniones y grabaciones de la plataforma.
Protección y límites de uso de las conexiones: los tokens de acceso y renovación se almacenan cifrados y solo los usan nuestros servidores para ejecutar las funciones autorizadas; no se muestran en la interfaz ni se envían al modelo de IA. Los datos recibidos de las API de Google o Microsoft no se venden, no se usan para publicidad, no se transfieren a intermediarios de datos ni se utilizan para entrenar, mejorar o desarrollar modelos generalizados de inteligencia artificial, ni siquiera de forma anonimizada.
También puede revocar el acceso en cualquier momento en la configuración de seguridad de su Cuenta de Google o de su cuenta Microsoft.
El uso y la transferencia, a cualquier otra aplicación, de la información recibida de las API de Google por parte de Plannk se ajustan a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use).
5. Extensión de Plannk para Chrome
La extensión de Plannk para Chrome es opcional y coloca el asistente en un panel lateral del navegador. Funciona solo con una cuenta de Plannk conectada a través de la propia extensión y no usa la cuenta de Google de Chrome para identificarle.
Datos a los que accede la extensión:
- Páginas del grupo Plannk: dirección, título, texto, elementos y capturas de pantalla solo de las pestañas que están en el grupo Plannk, es decir, la pestaña en la que abre el panel, las pestañas que usted añade al grupo y las pestañas que el asistente abre a petición suya.
- Acciones en las páginas: clics, rellenado de campos y navegaciones que el asistente ejecuta en las pestañas del grupo para completar la tarea solicitada, con el resultado de cada acción.
- Contenido de la conversación: mensajes, archivos adjuntos, referencias e instrucciones que usted envía en el panel.
- La extensión no envía pestañas fuera del grupo Plannk como contexto, no accede a páginas internas del navegador y no funciona en ventanas de incógnito.
Cómo usamos estos datos: exclusivamente para responder a sus solicitudes en el panel. El contenido de las páginas del grupo y de la conversación se envía a los servidores de Plannk y al proveedor de IA del modelo elegido en la conversación para generar la respuesta y ejecutar las acciones que usted solicitó.
Almacenamiento y eliminación: el historial de conversaciones de la extensión permanece en su cuenta hasta que usted lo elimine. La extensión guarda en el propio navegador la sesión, las preferencias, las pestañas del grupo y el registro de las acciones en curso; estos datos locales se borran cuando usted elimina la extensión.
Límites de uso: los datos obtenidos a través de la extensión no se venden, no se usan para publicidad, no se usan para evaluar la solvencia crediticia y solo se transfieren a terceros cuando es necesario para prestar la función (como el proveedor de IA de la conversación), para cumplir la ley o en operaciones societarias. Las personas de nuestro equipo solo leen este contenido con su consentimiento, para investigar seguridad y abuso o para cumplir obligaciones legales.
El uso de la información obtenida a través de la extensión cumple la Política de Datos del Usuario de Chrome Web Store, incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use).
